Google Apps: Ein äußerst hilfreiches Gadget für Kleinunternehmer

Heutzutage ist die Organisation des Tages überaus wichtig, da der Alltag immer komplizierter wird und immer anspruchsvollere Aufgaben mit sich bringt. Auch Unternehmen zielen daraufhin, dass komplexe Aufgaben und Projekte für eine optimale Bearbeitung besser organisiert werden. Dabei soll eine stärkere Vernetzung unter den Mitarbeitern helfen, die meist durch Softwaresysteme erschaffen wird. Diese kosten aber nicht nur Zeit bei der Einrichtung jedes einzelnen PCs, sondern auch noch Geld für die nötigen Nutzungslizenzen und den dazugehörigen Server. Für kleinere Unternehmen ist diese Anschaffung meistens finanziell nicht zu bewältigen.

Doch Google wäre nicht Google wenn es für dieses Problem keine findige Lösung hätte: Google Apps.

Im Jahr 2006 hatte der Mitbegründer von Googles Chromebook, Rajen Seth, die Idee Kunden die Möglichkeit zu bieten ihren eigenen Nutzer-Domainnamen bei Googlemail zu integrieren. In kurzen Abständen kamen zu diesem Feature immer mehr Produkte dazu und das Paket begann sich zu einem wertvollen organisatorischen Web-Service zu entwickeln. Mittlerweile sind in Google Apps folgende Web-Applikationen standardmäßig aufgeführt:

  • Google Mail
  • Google Calendar
  • Google Text und Tabellen ( besser bekannt als Google Docs)
  • Google Talk
  • Google Sites

Alle 3 Versionen von Google Apps beinhalten diese Grundprogramme. Neben der kostenpflichtigen Business-Version gibt es nämlich noch das kostenlose Google Apps Standard und das ebenfalls freie Education-Modell. Dieser Text wird sich allerdings nur mit der Business-Version und den Vor- und Nachteilen für Unternehmen beschäftigen.

Die Installation ist bei dem 40€ teuren Modell genauso einfach, wie bei den gratis Versionen. Man erspart sich die Softwareinstallation auf dem PC, weil es reicht sich ein Konto bei Google zu erstellen. Diese Methode geht wesentlich schneller und ist dank simpler Durchführung (Domainnamen aussuchen, Zahlungsart wählen, Domain-Verifizierung) auch ohne besondere Fachkenntnisse zu meistern.

Nach Abschluss der Installation gelangt man auf sein Dashboard, so gesehen das Hauptmenü, und hat einen Überblick über all seine Web-Applikationen. Hinzu kommt noch, dass man über eine bereitgestellte API (Application Programming Interface) seine schon vorhandenen Email-Postfächer bequem in sein Google Apps Profil integrieren kann.

Doch nun zurück zu der Nützlichkeit für Unternehmen. Die standardmäßig vorhandenen Programme von Google Apps dienen vorwiegend der Verbesserung von Organisation und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Also genau das, was heutzutage für eine Leistungsoptimierung nötig ist.

Die E-Mail-Applikation Google Mail hat in der Business-Variante einen Speicherplatz von 25GB und garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9%, welches auch die Stärke des Dienstes ist. Im Gegensatz zu Softwaresystemen sind Firmenangestellte nun auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar. Das bedeutet, dass, wenn wichtige Informationen gebraucht werden, diejenigen Angestellten auch in ihrer Freizeit kontaktiert werden. Diese Möglichkeit optimiert die Leistung enorm. Andere Systeme müssten den mobilen Zugang erst implementieren, was einen großen Aufwand benötigen würde.

Beim Google Kalender verrät sein Name ja schon seine Tätigkeit, aber die Termine einer Person organisieren ist nicht alles was das Tool kann. Denn neben den Terminen einer Person können diese auch mit anderen geteilt werden. Das ermöglicht die Option Meetings zu planen. Zusätzlich können an die Termine Dateien angehängt werden, die von Angestellten für das Meeting vorbereitet werden könnten.

Um die Arbeit in einer Gruppe zu verbessern ist Google Text und Tabellen vorhanden. Mit diesem Programm können Dokumente online erstellt werden. Die Besonderheit daran ist, das alle Mitglieder einer Gruppe gleichzeitig daran arbeiten können. Jede Änderung wird protokolliert und gespeichert. Durch die gemeinsame Arbeit in nur einem Dokument bleibt die mühselige Zusammenfügung von Texten der jeweiligen Gruppenmitglieder erspart und schafft so einen flüssigeres Textschema.

Um die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern zu erhöhen bietet Google Apps das Produkt Google Talk. Dieses erlaubt den Nutzern miteinander zu chatten, aber auch einen Voice- oder Videochat zu führen. Das Wichtigste daran ist aber die Möglichkeit Daten in unbegrenzter Größe miteinander zu teilen und so in Projekten schneller voran zu kommen.

Die letzte Web-Applikation befasst sich mit dem Erstellen kleinerer Websites, die mit den restlichen Tools bearbeitet werden kann. Google Sites könnte genutzt werden um auf einer Website die neuesten Termine und Informationen für Mitarbeiter bereitzustellen.

Fazit:

Der größte Vorteil von Google Apps ist, dass die Mitarbeiter Ihre Arbeit überall auf der Welt erledigen können. Dafür wird nur ein PC mit Internetanschluss benötigt. Nachteilig hingegen ist der Punkt, dass Daten im Internet abgespeichert werden. Bei sensiblen Firmendaten könnten hier schon einige Zweifel aufkommen, ob die Datensicherheit gewährleistet ist. Zudem kommt noch, dass die Nutzung des Systems Internet voraussetzt. Wenn das Internet einmal ausfällt oder nur geringe Leistung hat, dann ist die Arbeit mit Google Apps auch nur bedingt möglich. Trotzdem ist und bleibt Google Apps ein starkes, junges Produkt, das zu einem fairen Preis erhältlich ist. Für kleinere Unternehmen ist Google Apps für 40€ pro Nutzer locker finanzierbar.

SHARE ONShare on FacebookTweet about this on TwitterGoogle+
  1. Ich bin jetzt seit ein paar Wochen Kunde von Google Apps und kann die Begeisterung m.E. teilen. Mail und Kalender sind absolut genial, die Docs-Funktion ist auf das Notwendige beschränkt, doch Google Talk…? Da greife ich dann doch lieber auf Skype (auch mobil!) zurück, wo ich weiß, dass die Leute auch in jedem Fall online sind – iPhone-Nutzer und Google Talk vertragen sich leider nur mit größten Einschränkungen… 🙂

Schreibe einen Kommentar